Le contexte :
La plupart des organisations d’entreprises s’appuient sur de très nombreux documents qui permettent d’assurer la réalisation de tous les processus clé pour leur bon fonctionnement.
Ces documents, souvent sous format papier ou sous forme de feuilles Excel permettent aux collaborateurs de l’entreprise de gérer des processus de différentes complexités, qu’il, s’agisse de demandes à effectuer et à transmettre vers d’autres départements, de processus de validation avec enregistrement d’autorisation de managers, de transmission de documents techniques pour assurer le bon respect de procédures d’intervention, de maintenance, de production et de sécurité.
Ces documents se comptent rapidement en milliers dès lors que l’on inclut ceux à vocation administrative et à vocation technique et opérationnelle. Ils peuvent faire l’objet de dizaines de milliers de saisies journalières afin d’assurer les besoins en gestion.
Le numérique continue de transformer l’entreprise. La généralisation des technologies mobiles et digitales nécessite de revoir le traitement, la gestion et la manière d’échanger des documents liés aux processus métiers au sein de l’organisation, quel que soit son secteur d’activité et sa taille. Le défi s’avère encore plus complexe si l’organisation est éclatée sur plusieurs sites, suit des réglementations différentes et utilisent une multitude de langues pour communiquer.
Pour des raisons culturelles, d’efficience, de productivité et surtout de compétitivité, l’intégration de l’usage du smartphone ou de la tablette dans les différents départements de l’entreprise (production, achat, ventes, logistique/supply chain, marketing & communications, informatique, services généraux, ressources humaines, finances, direction générale) donne tout son sens pour interagir en temps réel et de manière collaborative. Elle permet à l’entreprise d’être beaucoup plus agile. Elle libère du temps aux collaborateurs, leur permettant ainsi de s’adonner à d’autres tâches génératrices de plus de valeurs.
Le temps passé à l’exécution de l’ensemble des processus n’est pas vraiment rémunérateur, et s’ils sont mal gérés, ils peuvent coûter cher à l’organisation.
L’opportunité :
La digitalisation de ces documents représente une opportunité significative. Les données présentes dans le système d’information sont immédiatement saisies dans une application. Puis, elles sont automatiquement transférées quels que soient les contraintes de distance et de processus. Les transmissions s’effectuent sans avoir besoin de ressaisir les données, évitant ainsi les pertes de temps et la génération d’erreurs. Parallèlement, elles sont immédiatement stockées en base de données. La recherche est alors simplifiée et les anomalies et non-conformités font l’objet d’une transmission immédiate aux bons interlocuteurs, ce qui réduit les risques d’accidents et de non qualités.
La business intelligence (BI) se démocratise sur l’ensemble des métiers. Le processus de prise de décisions stratégiques par les dirigeants et responsables est lui aussi accéléré grâce à la restitution immédiate et visuelle des données via les appareils mobiles.
Comment Digitalizr répond à ces problématiques
La plateforme de déploiement de programmes de digitalisation Digitalizr offre plusieurs modules dédiés à la digitalisation de documents avec de nombreuses possibilités de paramétrage.
Chaque document peut être reconstitué en quelques clics. Le processus se paramètre en toute simplicité, qu’il s’agisse d’un processus à vocation technique ou à vocation administrative. Pour chaque document, la définition des rôles et des droits permet de paramétrer simplement les flux de transmission de données : auprès des émetteurs ; auprès des personnes en charge de traiter le processus ; auprès des personnes chargées des validations aux différentes étapes de transmission ; et auprès des personnes chargées de suivre les rapports d’anomalie lorsque le processus effectué ne répond pas aux critères de qualité prédéfinis.
Les principaux cas de digitalisation de documents auxquels répond Digitalizr sont les suivants :
Digitalisation des processus achats-vente jusqu’au suivi de la livraison
Les applications mobiles développées en moins d’une heure à l’aide de la plateforme de digitalisation Digitalizr accélère tous les flux liés : aux achats en établissant des contrats fournisseurs ; aux ventes avec générant des devis, des contrats et des factures clients via la seule utilisation du smartphone ou de la tablette. Les livraisons peuvent également être suivies par cette même méthode et donc informer le bon interlocuteur en temps réel de manière à optimiser la logistique et les opérations conséquentes à celles-ci.
Digitalisation des différentes opérations afférant au site de production
Les responsables en usine et les opérateurs utilisent une tablette ou un smartphone pour se connecter aux différentes applications mobiles créées à l’aide de Digitalizr. Ils sont alors informés des quantités qu’ils sont autorisés à produire en fonction des commandes passées par les clients. Ils peuvent immédiatement demander à ce que des matériels leur soient attribués ou loués pour la bonne exécution de la production en fonction des ressources nécessaires et de celles qui sont réellement disponibles.
Ils sont également à même de vérifier les notices d’utilisation de ces matériels ainsi que leur bon état de fonctionnement une fois les documents digitalisés, de suivre la maintenance des machines en suivant les procédures tout en se déplaçant dans l’usine les mains libres. Cela évite les pertes de documents papiers, les erreurs dues à l’appréciation ou l’interprétation humaine.
Cela permet également à tous les intervenants de suivre les mêmes procédures quel que site le site du groupe. Les rapports de contrôle restitués par Digitalizr sont accessibles en temps réel et donnent la possibilité aux opérateurs sur site et aux responsables de suivre la bonne exécution des procédures de sécurité et l’optimisation de la qualité. Les rapports d’interventions sur site interne et client remplis sur les appareils mobiles accélèrent les délais de traitement de celles-ci.
Digitalisation des documents liés aux ressources humaines
Digitalizr permet notamment à tous les collaborateurs de remplir des timesheets adaptés à leur métier : qu’ils travaillent au marketing, aux finances, au commercial ou dans d’autres services. Cela permet, par exemple, à un consultant de voir précisément le temps qu’il passe pour chacun de ses clients et de faire le lien avec la facturation de chacun d’eux. Le fait que ces processus soient digitalisés tout en étant doté d’un design convivial et donc accessibles à tout moment via le smartphone simplifie considérablement la vie des cadres qui rechignent souvent à remplir des timesheets fastidieuses et peu attrayantes en fin de mois ou en fin de semaine lorsqu’ils peuvent se poser avec leur ordinateur portable.
En outre le module Digitalizr BI permet d’établir des rapports de suivi de performance, de qualité, de fréquence, d’état de la production en temps réel et sans nécessiter de compétence technique ni de développements. Ces rapports sont créés à l’aide des données transmises via les formulaires et autres documents liés aux procédés métiers pour qu’une action soit menée à son terme. Ils sont disponibles en temps réel via le smartphone pou la tablette de l’opérateur ou de tout autre manager dans l’entreprise.
Digitalizr : interconnexion avec les logiciels métiers
Digitalizr s’intègre facilement au système d’information de l’entreprise. De plus, les usines d’APIs de Digitalizr simplifient l’envoi des données récoltées via les applications mobiles de Digitalizr vers les progiciels métiers utilisés par les entreprises. Grâce à la structure modulaire des applications de Digitalizr, il est facile d’assembler « à la carte » et pour chaque site ou groupement de sites les APIs propres aux progiciels métiers intervenant de ce cadre spécifique. Ainsi, chacun peut répondre « à la volée » à la diversité des solutions mises en œuvre au sein de chaque site (sachant l’extrême variété des systèmes en place et des spécificités d’exploitation propres à chaque industrie).
Digitalizr est livré avec 300 modules prêts à l’emploi. Digitalizr supporte également la construction des bibliothèques d’usines logicielles propres à chaque entité, augmentant d’autant ses capacités de digitalisation, ce en continu. La plateforme intègre les spécifications les plus robustes et les plus sécurisées. Elle s’adapte aux exigences de chaque environnement.
Bénéfices induits :
Digitilizr est avant tout un outil de performance digitale qui fluidifie la transition numérique globale de l’organisation. Il fiabilise et optimise les processus.
La rapide digitalisation des documents de l’entreprise offert par Digitalizr permet à celle-ci de gagner en agilité grâce à l’utilisation de la business intelligence. Les décisions sont prises plus rapidement et permettent alors à l’organisation de conserver ses avantages concurrentiels en s’adaptant en permanence aux nouvelles demande des clients.
Digitalizr délivre une vue à 360° de l’état des lieux des rouages de l’entreprise à un instant « t ».
Au niveau de la production, la digitalisation des documents liés aux processus permettent d’augmenter la qualité des produits finis, de mieux interagir avec les achats et les ventes tout en respectant davantage les règles de sécurité.
Enfin, le portage en mobilité grâce à la digitalisation des documents dans l’entreprise apporte une meilleure ergonomie au travail pour les collaborateurs. De plus, la création des applications mobiles et le remplissage des formulaires ne nécessite aucun apprentissage car totalement intuitif.